Els documents administratius

Entenem per documents administratius tots aquells escrits en què l’emissor o el receptor és una persona que s’encarrega d’administrar una entitat pública (govern, diputació, ajuntament, institut, escola, etc.).


1. Característiques


  • Estructura clara: l’estructura ha de permetre separar visualment les diferents parts del text. Cada document té un format propi.
  • Registre estàndard: el registre s’ha de caracteritzar per la correcció lingüística i per un grau de formalitat mitjà i, en certs moments, mitjà alt.
  • Tractament del receptor: el tractament que cal donar al receptor és el de senyor o senyora i el de vós (us comunico) o vostè (li comunico).
  • To neutre i respectuós: tenint en compte que ens dirigim a una persona que ocupa un càrrec, l’estil ha de ser neutre i respectuós.
  • Presentació: els documents s’han d’escriure en fulls DIN A4, amb el text emmarcat en marges d’uns 2 m i amb un cos de lletra de 10 o 12 punts.

 

 

2. Documents administratius més freqüents


  • Instància o sol·licitud: document en què se sol·licita alguna cosa.
  • Carta: document que serveix per demanar informació, contestar un escrit que s’ha rebut, manifestar una queixa, etc.
  • Recurs: document en què es demana l’anul·lació o la modificació d’una sentència o d’una sanció.
  • Certificat: document en què es fa constar de manera oficial allò que consta en els arxius d’una entitat administrativa.
  • Acta d’una reunió: document en què es fan constar els temes tractats i els acords presos en una reunió.
  • Citació: document en què es fa constar el lloc, el dia i l’hora en què un ciutadà o una ciutadana s’ha de presentar davant una autoritat administrativa.
  • Convocatòria: document en què es fa constar el lloc, el dia i l’hora d’una reunió, i també l’ordre del dia (els temes a tractar).
  • Invitació: document en què s’invita algú a un acte públic o oficial.

 

Els documents administratius que els ciutadans hem de redactar amb més freqüència són la instància i la carta; però, d’altra banda, moltes institucions demanen que omplim formularis diversos per tal d’inscriure’ns en una activitat, demanar una beca, fer una reclamació, etc.


 

2.1. La instància

 

Una instància és una sol·licitud escrita que un ciutadà o una ciutadana adreça a la persona responsable d’una entitat pública.


Aquí tens una instància de l'Ajuntament de Castellar del Vallès.

 


2.2. La carta


Una carta és una comunicació escrita de contingut variable que, per tant, permet tractar qüestions molt diverses: demanar informació, contestar un escrit que s’ha rebut, manifestar una queixa, fer una proposta, mostrar agraïment, fer una invitació, etc.

 

 

2.3. Els formularis


Els formularis són impresos que hem d’omplir amb les nostres dades per tal de deixar constància d’allò que volem comunicar a una entitat pública. Els formularis són molt freqüents en l’àmbit de l’educació (preinscripció i matrícula, sol·licitud de beques, inscripció en activitats escolars o extraescolars), en l’àmbit sanitari (sol·licitud de targeta sanitària, sol·licitud de canvi de metge) o en l’àmbit municipal (sol·licitud d’alta en el cens, sol·licitud de permís d’obres).

 

EXERCICIS